Il regolamento del Club- Approvato dall’Assemblea ordinaria dei Soci del R.C. Firenze Ovest nella seduta ordinaria del 4 dicembre 2009
| 1 - Elezione del Presidente | 10 - Compiti delle commissioni |
| 2 - Consiglio direttivo | 11 - Dispense |
| 3 - Elez. consiglieri e dirigenti | 12 - Congedo |
| 4 - Compiti dei dirigenti | 13 - Finanze |
| 5 - Riunioni | 14 - Ammissione al Club |
| 6 - Tasse e quote sociali | 15 - Cessazione dell'Affiliazione |
| 7 - Sistema di votazione | 16 - Risoluzioni |
| 8 - Quattro vie d'azione | 17 - Schema riunioni |
| 9 - Commissioni | 18 - Designazione presidente |
| 19 - Emendamenti |
1 - Elezione del presidente
Per ciascuna annata rotariana la Commissione di designazione del Presidente (vedi art. 18) proporrà all'Assemblea dei Soci l'elezione di un socio del Club a Presidente incoming. Tale Assemblea, che deve tenersi almeno 18 mesi prima dell'entrata in carica del Presidente incoming, approverà la designazione a maggioranza dei presenti, fermo restando il diritto dei Soci di indicare un nominativo diverso. Il Presidente designato, dopo essere stato eletto in Assemblea, provvederà al più tardi 6 mesi prima dell'entrata in carica e comunque entro il 31 dicembre di ogni anno, a sottoporre all'approvazione dell’Assemblea dei Soci i nominativi dei soci candidati alle cariche di VicePresidente, Segretario, Tesoriere, Prefetto e Consigliere.
2 - Consiglio direttivo
L’organo amministrativo di questo club è il Consiglio Direttivo, costituito da un massimo di tredici (13) soci del Club (eletti in conformità all'articolo 1 del presente Regolamento) tra i quali: il Presidente, fino a due (2) Vicepresidenti, il Segretario, il Tesoriere, il Prefetto, un massimo di cinque (5) consiglieri, oltre al Presidente eletto e al Presidente uscente.
3 - Elezione dei consiglieri e dei dirigenti
1. A una riunione ordinaria, un mese prima di quella prevista per l’elezione dei dirigenti, il presidente della riunione invita il presidente incoming a designare i candidati a vicepresidente/i, segretario, tesoriere e consiglieri. I nomi dei candidati sono scritti su una scheda in ordine alfabetico a fianco di ogni carica e sottoposti al voto della riunione annuale. I candidati a presidente, vicepresidente, segretario e tesoriere che abbiano raccolto la maggioranza dei voti sono dichiarati eletti alle rispettive cariche. I candidati al consiglio che abbiano raccolto la maggioranza dei voti sono dichiarati eletti consiglieri. Il candidato a presidente così eletto entra a far parte del consiglio direttivo quale presidente designato per l’anno che inizia il 1° luglio immediatamente successivo alla sua elezione, e assume l’incarico di presidente il 1° luglio immediatamente successivo a tale anno. Il presidente designato assume il titolo di presidente eletto il 1° luglio dell’anno immediatamente precedente a quello in cui diventerà presidente in carica. 2. I dirigenti e i consiglieri così eletti formano il consiglio direttivo, insieme all’ultimo past presidente. Entro una settimana dalla sua elezione, il consiglio direttivo si riunisce ed elegge a prefetto un socio del club. 3. Se vengono a mancare membri nel consiglio direttivo o in qualsiasi altro ufficio, i consiglieri residui provvedono alla sostituzione. 4. Se vengono a mancare membri nel consiglio direttivo entrante o in qualsiasi altro ufficio designato, il consiglio entrante provvede alla sostituzione.
4 - Compiti dei dirigenti 1. Presidente. Ha il compito di presiedere le riunioni del club e del consiglio direttivo e di svolgere le altre mansioni normalmente connesse al suo incarico. 2. Presidente eletto. Partecipa al consiglio direttivo del club e svolge le altre mansioni affi dategli dal presidente del club o dal consiglio stesso. 3. Vicepresidente. Ha il compito di presiedere le riunioni del club e del consiglio direttivo in assenza del presidente, e di svolgere le altre mansioni normalmente connesse al suo incarico. 4. Segretario. Ha il compito di: tenere aggiornato l’albo dei soci; registrare le presenze alle riunioni; diramare le convocazioni alle riunioni del club, del consiglio direttivo e delle commissioni; redigere e conservare i verbali di tali riunioni; compilare i rapporti richiesti dal RI, inclusi i rapporti semestrali al 1° gennaio e al 1° luglio di ogni anno con le quote sociali intere e parziali (queste ultime per i Rotariani ammessi a semestre già iniziato); compilare i rapporti sui mutamenti dell’effettivo; fornire il rapporto mensile di assiduità, da trasmettere al governatore distrettuale entro i 15 giorni successivi all’ultima riunione del mese; riscuotere e trasmettere al RI l’importo relativo agli abbonamenti alla rivista uffi ciale; e svolgere le altre mansioni normalmente connesse al suo incarico. 5. Tesoriere. Ha il compito di custodire i fondi, dando rendiconto al club ogni anno e in qualsiasi altro momento gli venga richiesto dal consiglio e di svolgere le altre mansioni connesse al suo incarico. Al termine dell’incarico, il tesoriere deve consegnare al tesoriere entrante o al presidente tutti i fondi, i libri contabili o qualsiasi altro bene del club. 6. Prefetto. Svolge le mansioni normalmente connesse con questo incarico e altre eventualmente decise dal presidente o dal consiglio direttivo.
5 - Riunioni 1. Assemblea annuale. Un'assemblea annuale di questo club sarà tenuta nel mese di dicembre di ogni anno; a tale assemblea vengono eletti i dirigenti e i consiglieri per l'anno successivo. 2. Le riunioni regolari settimanali di questo club saranno di regola tenute nel giorno di venerdì:
— conviviali: alle ore 20,30
— non conviviali: alle ore 19,00 o alle ore 13.15
— Nei mesi di luglio, agosto e settembre le riunioni regolari settimanali sono spostate al giorno di lunedì, stessa località ed orario.
Ogni spostamento o annullamento di una riunione regolare sarà notificato a tutti i soci del club.
Il giorno della riunione regolare, ogni socio (eccetto i soci onorari ed i soci dispensati dal Consiglio Direttivo), verrà considerato presente o assente in conformità a quanto disposto dal § 1 dell'8 dello Statuto del Club. 3. Il quorum alle assemblee ed alle riunioni regolari di questo club è rappresentato da 1/3 dei soci, eccetto quanto previsto alla sottosezione 2.020.4. del Regolamento del RI in merito alla disapprovazione della modifica dei limiti territoriali del Club per nascita o soppressione di altri Club proposte dal Distretto. 4. Le riunioni ordinarie del consiglio saranno tenute ogni mese. 5. Il quorum del consiglio è costituito dalla maggioranza dei membri del consiglio.
6 - Tasse e quote sociali a. La tassa di ammissione ammonta ad euro 1.200,00 e, finché non sarà stata pagata, il candidato non potrà ottenere la qualifica di socio. b. La quota sociale annua ammonta ad euro 1.200,00 ed è pagabile in 2 rate semestrali, il 1° luglio e il 1° gennaio.
7 - Sistema di votazione Le decisioni che riguardano il club saranno prese con votazione a viva voce, ad eccezione dell'elezione dei dirigenti e dei consiglieri, che avrà luogo a scrutinio segreto.
8 - Quattro vie d’azione Le quattro vie d’azione (azione interna, di pubblico interesse, professionale e internazionale) costituiscono il fondamento teorico e pratico della vita del club.
9 - Commissioni 1. Le commissioni si occupano di portare a termine gli obiettivi annuali e a lungo termine del club, in base alle quattro vie d’azione del Rotary. Il presidente eletto, il presidente e l’ultimo past presidente del club devono collaborare per assicurarne la continuità amministrativa; per questo stesso motivo, ogniqualvolta possibile i componenti di una commissione devono rimanere in carica per tre anni. Il presidente eletto è responsabile della nomina dei presidenti e dei membri delle commissioni quando vi siano posti vacanti, e deve riunirsi con le commissioni all’inizio del suo mandato per pianificare insieme le attività del club. Le commissioni ordinarie sono le seguenti: — Effettivo
Incaricata di preparare e mettere in atto un piano omnicomprensivo per l’ammissione al club e la conservazione dell’effettivo. — Relazioni pubbliche del club
Incaricata di mantenere i contatti con l’esterno e di promuovere i progetti e le attività del club. — Amministrazione del club
Svolge attività collegate con il funzionamento del club. — Progetti
Si occupa della preparazione e messa in opera di progetti educativi, umanitari e di formazione a livello locale e internazionale. — Fondazione Rotary
Sviluppa un piano d’azione a sostegno della Fondazione Rotary, sia dal punto di vista fi nanziario che con la partecipazione attiva dei soci ai programmi umanitari. Il club può istituire anche altre commissioni ritenute necessarie 2. Il presidente è membro di diritto di tutte le commissioni e come tale, gode di tutti i diritti derivanti da tale partecipazione. 3. Ogni commissione svolge le mansioni previste dal regolamento e quelle supplementari eventualmente assegnatele dal presidente o dal consiglio direttivo. A meno che non siano investite di particolari poteri dal consiglio, le commissioni non possono prendere iniziative prima di aver presentato in merito una relazione al consiglio e di averne ricevuta l’approvazione. 4. Il presidente della commissione (preferibilmente un socio che abbia maturato esperienza come membro della commissione) è responsabile del regolare andamento e delle attività della commissione, deve controllarne e coordinarne i lavori e deve comunicare al consiglio le attività svolte.
10 - Compiti delle commissioni
I compiti delle commissioni sono determinati e modifi cati dal presidente in carica in base ai documenti rilevanti del RI. La commissione programmi deve fare in modo che i progetti per l’anno sociale si svolgano nella sfera dell’azione professionale, dell’azione d’interesse pubblico e dell’azione internazionale.
Ciascuna commissione deve avere un mandato specifico, obiettivi chiaramente delineati e un piano d’azione che deve essere stabilito all’inizio dell’anno. Deve essere compito principale del presidente eletto proporre raccomandazioni per quanto riguarda le commissioni, il loro mandato e gli obiettivi del club nonché i progetti da sottoporre al consiglio prima dell’inizio dell’anno, come sopra indicato.
11 - Dispense I soci che presentino al consiglio una domanda scritta, motivata da ragioni valide e sufficienti, possono ottenere un permesso che li dispensi dall’obbligo di partecipare alle riunioni del club per un determinato periodo di tempo.
12 - Congedo
Su domanda scritta al consiglio, motivata da valide e sufficienti ragioni, ogni socio può ottenere di essere considerato in congedo, con dispensa dalla partecipazione alle riunioni del club, per un tempo determinato.
13 - Finanze 1. Il Tesoriere deposita tutti i fondi del club in una banca designata dal consiglio. 2. I dirigenti che abbiano in carico o controllino fondi del club devono prestare cauzione di garanzia, qualora ne siano richiesti dal consiglio; le spese relative alla prestazione della cauzione sono a carico del club. 3. L'anno finanziario di questo club decorre dal 1° luglio al 30 giugno e viene suddiviso, per l'incasso delle quote sociali, in 2 periodi semestrali: dal 1° luglio al 31 dicembre e dal 1° gennaio al 30 giugno. Il versamento degli importi per le quote procapite e per gli eventuali abbonamenti alla rivista ufficiale internazionale dovuti al Rotary International è da effettuarsi al 1° luglio e al 1° gennaio in base al numero dei soci del club a tali date. 4. All'inizio di ogni anno finanziario, il Consiglio prepara o fa preparare un bilancio preventivo delle entrate e delle uscite per l'anno in questione ed un consuntivo dell'anno precedente. Questo bilancio preventivo e consuntivo vengono approvati dal Consiglio e successivamente dall'Assemblea dei Soci.
5. Non è possibile distribuire anche in modo indiretto, utili o avanzi di gestione nonché fondi, riserve o capitale durante la vita del Club, salvo che la destinazione o la distribuzione non siano imposte dalla legge.
6. Il patrimonio dell'ente, in caso di suo scioglimento per qualunque causa, sarà devoluto al Rotary International.
7. Il Club fa comunque proprie tutte le prescrizioni ed i requisiti previsti dal comma 8 dell’art. 148 del Tuir e del comma 7 dell’art. 4 del Dpr n. 633 del 1972 che non siano già espressamente esplicitati nello Statuto del Club e/o nel presente Regolamento.
14 - Procedure di ammissione al club 1. Il nome di un potenziale socio, proposto da un socio attivo del club, va comunicato per iscritto al consiglio dal segretario. Un ex socio, o un socio proveniente da un altro club può essere proposto come socio attivo dal club di provenienza. La proposta deve essere trattata con la massima riservatezza, eccetto quanto disposto in questa procedura. 2. Il consiglio deve assicurarsi che la proposta soddisfi tutti i requisiti stabiliti dallo statuto tipo del Rotary club in materia di categorie e ammissione. 3. Il consiglio approva o respinge la proposta entro 30 giorni dalla sua presentazione, informando il proponente della decisione tramite il segretario del club. 4. Se la decisione del consiglio è favorevole, al candidato vengono comunicati gli obiettivi del Rotary, come anche i privilegi e le responsabilità derivanti dall’ammissione, dopodiché viene invitato a firmare il modulo di iscrizione e a fornire i propri dati e la categoria proposta perché siano comunicati al club. 5. Se entro sette (7) giorni dalla pubblicazione dei suddetti dati il consiglio non riceve per iscritto obiezioni motivate dai soci attivi del club, il candidato viene ammesso al club dietro il pagamento della quota d’ammissione prevista dal regolamento (a meno che non sia proposto come socio onorario).
Qualora fossero presentate obiezioni, il consiglio deve esprimersi
al riguardo alla riunione successiva. Se la candidatura fosse approvata nonostante le obiezioni, il candidato viene ammesso al club dietro il pagamento della quota d’ammissione (a meno che non sia proposto come socio onorario). 6. Dopo l’ammissione, il presidente del club provvede alla presentazione del nuovo socio al resto del club, e alla consegna della tessera e del materiale informativo sul Rotary. Il presidente o il segretario deve comunicare le coordinate del nuovo socio al RI; il presidente, inoltre, deve affiancare al nuovo arrivato un socio che lo aiuti a integrarsi nel club, e deve coinvolgerlo nelle attività e nei progetti del club. 7. Il club può ammettere, secondo quanto stabilito dallo statuto del Rotary Club, soci onorari che siano stati presentati dal Consiglio.
15 - Cessazione dell’affiliazione al Club
1. L’affiliazione al Club di un socio cessa per i motivi espressi all’art. 11 dello Statuto o per accettazione da parte del Consiglio delle dimissioni presentate.
2. Il segretario ne dà immediata comunicazione al R.I. e a tutti i soci del Club.
16 - Risoluzioni Nessuna risoluzione o mozione che impegni questo club potrà essere esaminata dal club se prima non sarà stata esaminata dal Consiglio direttivo. Tali delibere o risoluzioni, se presentate a una riunione del club, saranno deferite al Consiglio senza discuterle.
17 - Schema dell'ordine del giorno delle riunioni — Apertura.
— Presentazione degli ospiti.
— Comunicazioni, avvisi e informazioni rotariane.
— Eventuali relazioni delle commissioni.
— Eventuali argomenti non esauriti.
— Nuovi argomenti.
— Relazione o presentazione in programma.
— Chiusura
18 - Modalità di designazione del Presidente 1. La designazione del Presidente è affidata ad una commissione composta da:
— i Past Presidents
— i Soci Fondatori
— il Presidente pro-tempore
— il Segretario pro-tempore
La commissione viene convocata per cura del Segretario pro-tempore, previa consultazione col Presidente in carica, ogni anno entro il mese di maggio. Le riunioni e le decisioni della commissione sono valide qualunque sia il numero dei presenti. Le decisioni della commissione sono prese preferibilmente all'unanimità e soltanto eccezionalmente in modo maggioritario. La Commissione può essere convocata a richiesta del Presidente pro-tempore o del Consiglio direttivo o di almeno due Past-President ogni qualvolta lo si ritenga utile o necessario. Presiede la commissione uno dei Past-President, nominato dalla maggioranza dei componenti. Funge da Segretario della commissione, senza diritto di voto, il Segretario pro-tempore del Club.
2. Oltre a qualsiasi altro incarico che il Consiglio direttivo e/o l'Assemblea dei Soci voglia affidargli, è compito della Commissione dei Past-President la designazione dei candidati alla Presidenza del Club.
3. Al fine di evitare azioni a titolo personale, la Commissione provvede alla formazione e all’annuale aggiornamento di un elenco di soci che ritiene capaci e disponibili a sostenere la carica di Presidente. Particolare attenzione viene data alla presenza nell’elenco dei soci di più recente ammissione che abbiano già coperto cariche all’interno del Club. Dà quindi incarico di verificare la disponibilità dei soci in elenco ad uno dei suoi componenti il quale, terminato il giro delle consultazioni, ne riferirà alla Commissione il risultato.
4. La designazione del President-Incoming può essere ufficialmente comunicata al Club solo dopo che sia stata ottenuta l’incondizionata ed irrevocabile accettazione da parte del designato.
19 - Emendamenti Questo Regolamento può essere emendato ad una riunione normale (con presenza del quorum) con i 2/3 dei voti di tutti i soci presenti, purché la modifica proposta sia stata notificata a ogni socio almeno 10 giorni prima della riunione. A questo Regolamento non può essere apportata alcuna modifica o aggiunta che non sia in armonia con lo Statuto del Club e con lo Statuto e il Regolamento del RI.